Por Mª Carmen Sáez Esteban
¿Tu farmacia está en forma o no pasaría del aprobado? 🤔
Tu farmacia es como un organismo vivo. Si todo está bien engranado, la rentabilidad crece y el día a día fluye. Pero si algo se desajusta, el caos se instala: el stock farmacia se estanca, el equipo no está alineado y tú terminas el día agotada, sintiendo que trabajas demasiado, pero sin los resultados que esperabas.
Si esta situación te suena, no te preocupes. Hoy te traigo un diagnóstico rápido y 5 claves para mejorar la rentabilidad farmacia, optimizar la gestión de farmacia y recuperar tu calidad de vida.
¡Vamos allá! 🚀
Síntomas de una farmacia en riesgo 🚨
Antes de aplicar soluciones, hay que diagnosticar el problema. Si te identificas con varias de estas situaciones, es momento de actuar:
- Tu almacén está lleno de productos que no se venden.
- Haces pedidos sin estrategia y aún así hay faltantes en stock.
- Tu equipo depende de ti para todo y no puedes delegar sin revisar.
- Las ventas están estancadas, pero sigues acumulando productos “por si acaso”
- Sientes que pasas el día apagando fuegos en lugar de avanzar.
Si has dicho «sí» a más de una, tranquila. Aquí tienes los 5 pasos clave para transformar tu farmacia.
🔹 Clave 1: Controla tu stock para que no te controle a ti
El stock de una farmacia puede ser su mayor aliado… o su peor enemigo.
Si está bien gestionado, te ayuda a mantener una buena rotación, evita problemas de caducidades y maximiza la rentabilidad.
Pero si lo descuidas, puede convertirse en una trampa financiera: dinero parado en estanterías, productos acumulando polvo y caducidades que terminan en la basura.
Hazte esta pregunta:
Si ahora mismo tuvieras que hacer una lista de los productos que llevan meses sin venderse, ¿podrías identificar cuáles son?
Si la respuesta es “no lo sé”, no te preocupes. Es normal.
El problema es que lo que no se mide, no se puede mejorar.
Por eso, lo primero que debes hacer es identificar los productos zombis y tomar acción.
Paso 1: Identifica los productos zombis
Los productos zombis son aquellos que llevan meses sin venderse. Puedes encontrarlos así:
- Extrae un informe de ventas de los últimos 6 meses.
- Filtra los productos que no han rotado en ese tiempo.
- Prioriza aquellos con mayor coste y menor caducidad.
Lucía, titular de una farmacia rural, descubrió que tenía 450€ inmovilizados en cremas de manos. Implementó una promoción de últimas unidades y las liquidó en 3 semanas.
Paso 2: Negocia con los proveedores
Contacta con los laboratorios y pregunta por cambios o devoluciones. Muchas veces, permiten ajustes de stock sin deméritos ni hacer pedidos a cambio.
Paso 3: Evita que vuelva a pasar
Para evitar que los productos zombis se acumulen:
- Configura máximos y mínimos en tu programa de gestión.
- Haz revisiones de stock cada 6 meses.
- Negocia mejor con laboratorios antes de comprar.
📌 Lo que conseguirás: Menos pérdidas por caducidades, más dinero disponible y un stock optimizado.
🔹 Clave 2: Pedidos sin estrés con el sistema de máximos y mínimos
Si el stock de tu farmacia es el corazón del negocio, los pedidos son su ritmo cardiaco.
Si los haces bien, tu farmacia funciona con fluidez: tienes los productos necesarios en el momento adecuado y sin dinero parado innecesariamente.
Pero si los haces mal, el resultado es caótico:
- Exceso de stock que se convierte en productos zombis.
- Falta de productos esenciales que genera faltas, pérdida de ventas y clientes insatisfechos.
- Pedidos interminables que te roban tiempo y energía cada día.
Aquí viene la gran pregunta:
¿Cómo asegurarte de que compras lo justo y necesario sin dedicarle horas?
La respuesta está en marcar máximos y mínimos en tu programa de gestión.
Es un sistema sencillo que te ayudará a:
- Comprar de manera estratégica, sin acumular productos innecesarios.
- Optimizar tu tiempo, porque el sistema te dirá cuándo y cuánto pedir.
- Evitar roturas de stock, asegurando que siempre tienes lo esencial.
Paso 1: Define máximos y mínimos
- El mínimo es el punto en el que debes reponer stock.
- El máximo es la cantidad máxima que deberías almacenar sin bloquear dinero.
Ana, titular de farmacia, pasaba 40 minutos diarios revisando pedidos. Cuando configuró los máximos y mínimos en su software de gestión, tardó sólo 10 minutos y redujo faltas.
Paso 2: Automatiza los pedidos
- Usa las carteras de pedidos en el programa de gestión.
- Configura alertas para que el sistema te avise cuándo reponer.
- Agrupa compras estratégicamente para ahorrar tiempo y mejorar márgenes.
Paso 3: Evita errores comunes
- Comprar “por intuición” en lugar de basarte en datos.
- Acumular stock “por si acaso” sin revisar la demanda.
- Hacer pedidos sin planificar con el delegado de ventas.
📌 Lo que conseguirás: Un sistema de pedidos optimizado que te ahorra tiempo, reduce faltas y mejora la rentabilidad farmacia.
🔹 Clave 3: Organiza las tareas y delega con confianza
Si sientes que el día a día en tu farmacia es un caos de tareas sin fin, que siempre terminas apagando fuegos y que, a pesar de todo el esfuerzo, parece que nunca llegas a todo… es probable que el problema no sea la cantidad de trabajo, sino la falta de claridad en la organización de las tareas.
¿Cuántas veces te has encontrado revisando pedidos, controlando caducidades y organizando turnos, mientras el equipo espera instrucciones o pregunta qué hacer?
Cuando las tareas no están bien distribuidas, todo recae sobre el titular. Esto genera:
- Sobrecarga de trabajo, porque al final lo haces tú para asegurarte de que está bien hecho.
- Pérdida de tiempo, porque cada día se repiten las mismas dudas.
- Desorganización, porque no hay una estructura clara sobre quién hace qué.
La solución: Crear un sistema donde cada persona tenga asignadas responsabilidades claras, sepa exactamente qué hacer y no dependa de ti para cada paso.
Te explico cómo lograrlo en 3 pasos sencillos:
Paso 1: Identifica TODAS las tareas de la farmacia
Haz una lista de lo que haces tú y lo que hace tu equipo. Clasifícalas en:
- Diarias (dispensación, caja, pedidos urgentes).
- Semanales (control de caducidades, planificación de turnos).
- Mensuales (análisis de ventas, formación del equipo).
Paso 2: Asigna responsables
Cada persona debe saber qué le toca hacer y cómo. Algunos ejemplos:
- Gestión de pedidos → Responsable de pedidos y stock.
- Control de caducidades → Responsable de almacén.
- Formación → Responsable de parafarmacia.
Paso 3: Implementa un sistema de seguimiento
- Usa checklists para las tareas clave.
- Haz reuniones de 15 minutos semanales para revisar avances.
- Usa un tablón visible con las tareas asignadas.
📌 Lo que conseguirás: Un equipo más autónomo, menos carga para ti y una farmacia que funciona sin caos.
🔹 Clave 4: Vender mejor sin sentirte “vendedora”
¿Alguna vez has sentido que vender en la farmacia es sinónimo de incomodar al cliente?
Es una sensación muy común entre los equipos de farmacia: “Yo no soy vendedor, soy sanitario”. Y sí, es cierto. No estamos aquí para vender por vender, sino para ayudar a nuestros pacientes a mejorar su salud.
Pero, ¿y si te dijera que una recomendación bien hecha puede ser la clave para que tu cliente se sienta mejor y, además, aumente la rentabilidad de tu farmacia sin necesidad de forzar la venta?
En la farmacia de Carmen, su equipo se limitaba a dispensar sin más. “Su paracetamol, gracias”. Cuando implementaron fichas de producto que destacaban los beneficios clave y comenzaron a hacer recomendaciones activas ¿cuál fue el resultado? En solo 3 meses, aumentaron las ventas en categorías de parafarmacia… y sin sentirse “vendedores” ni que “enchufaban” los productos.
Paso 1: Cambia la mentalidad del equipo
- Explica que recomendar no es vender, sino mejorar la salud del paciente.
- Haz que el equipo entienda el impacto de una buena recomendación.
Paso 2: Usa fichas BVC (Beneficio-Ventaja-Característica)
Ejemplo para un probiótico:
- Beneficio: Protege la flora intestinal.
- Ventaja: Contiene 10 cepas de alta calidad.
- Característica: Formato en cápsulas fáciles de tomar.
Paso 3: Implementa retos de recomendación
Cada mes, introduce un reto, como recomendar un fotoprotector con cada antihistamínico. Esto motiva al equipo sin presión.
📌 Lo que conseguirás: Un equipo más seguro en la recomendación, clientes satisfechos y un ticket medio más alto.
🔹 Clave 5: Planifica para mejorar (y respirar)
Si sientes que cada día en la farmacia es un bucle infinito de tareas y urgencias sin fin, no estás sola. Muchas titulares se pasan el día apagando fuegos, sin tiempo para analizar si lo que hacen realmente las está acercando a sus objetivos.
¿El problema? Sin objetivos claros, es fácil quedarse atrapada en la rutina y no avanzar.
¿La solución? Planificación estratégica en pequeños pasos.
Teresa, titular de una farmacia con 15 años de trayectoria, se dio cuenta de que nunca había revisado su margen de beneficio por categoría. Decidió aplicar un plan sencillo: cada mes analizaba una categoría y aplicaba pequeñas mejoras.
¿El resultado? En un año, aumentó un 8% su rentabilidad sin hacer grandes cambios.
Tener un plan no significa complicarte la vida con un documento gigante imposible de cumplir.
Significa tener claridad sobre hacia dónde vas y qué pequeños pasos puedes dar cada mes para mejorar.
Vamos a ver cómo hacerlo en cuatro pasos sencillos.
Paso 1: Define un objetivo claro
Ejemplo: Reducir el stock muerto en un 20% en 6 meses.
Paso 2: Divide el objetivo en pasos concretos
- Mes 1: Identificar productos de baja rotación.
- Mes 2: Negociar con proveedores.
- Mes 3: Implementar promociones.
- Mes 4: Ajustar pedidos según demanda.
Paso 3: Bloquea 1 hora al mes para revisar avances
Si no analizas lo que estás haciendo, no mejorarás.
Paso 4: Involucra al equipo
Cuando todo el equipo conoce los objetivos, se implican más y la farmacia funciona mejor.
📌 Lo que conseguirás: Un plan claro, más rentabilidad y más sensación de control.
📌 Pasos clave para mejorar tu farmacia
- Controla el stock para evitar productos zombis y pérdidas.
- Optimiza los pedidos con máximos y mínimos.
- Organiza y delega tareas para trabajar con más claridad.
- Mejora la recomendación en mostrador para aumentar ventas sin presión.
- Planifica y revisa objetivos para asegurar un crecimiento constante.
📌 ¿Por dónde empezar?
Hoy mismo, elige UNA clave y ponla en práctica en tu farmacia.
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